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如何让档案管理更加智能化,看RFID档案管理系统效果

发表时间:2020-10-02 09:00作者:米进科技

RFID智能文件管控可实现对重要档案文件的定位管理、智能存取、智能盘库、在线监控、RFID自动识别等功能。目前一般采用智能文件柜进行快速识别文件档案信息,通过在柜体安装RFID读写设备进行自动采集,让档案管理更加智能化、安全化、规范化、自动化,RFID技术让档案管理更加智能化。

档案资料是一种重要的信息资源,档案管理工作非常重要,通过不断完善档案管理机制,发挥档案管理作为无形资产在企业管理的关键性作用。作为构建“物联网” 的关键核心技术之一,RFID技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了助推作用。


RFID技术让档案管理更加智能化


档案管理应用RFID技术的优点

1.快速、准确定位:在移动点检设备上存储有整个档案室的地理分布图,将会对所查档案做出地理定位指示,实现快速查找及归档操作。

2.轻松盘点:使用RFID点检设备可以快速的完成档案的盘点、查错、上架等工作,在极大的减轻馆员工作量的同时可以提高档案管理工作效率、降低外借归档时的差错率。

3.档案信息准确记录:档案经手人、借阅人、借出、归档时间等均为系统自动登记完成的,防止手工差错的同时保证档案管理信息系统原始数据的准确性,并可提供档案状态的实时查询、报表打印。

4.批量档案借出、归档登记管理:档案管理是很烦杂的工作,档案管理人员少,寻借档案的人多,应用RFID技术实现档案管理现代化,自动化,增加工作效率的同时减少档案管理员的劳动强度,帮助馆员实现自动化的批量档案借出,归档登记工作

5.档案RFID标签存储信息更改自如:电子标签存取数据容量大,并且存储信息更改自如,为档案属性等信息管理提供方便。

6.安全保障:档案管理人员要通过身份验证登陆RFID档案管理系统后,才可对档案进行借出,归档的操作,对于档案的非法外带,系统将报警提示。标签信息亦可加密。

一般文档常见的应用智能文件柜功能

文件的定位与指引:通过内置的RFID读写器和天线实时感应贴有RFID电子标签的档案文件位置;

权限管理:柜体装有电控锁,通过RFID卡或指纹、密码等进行开门权限管理;

实时监控:当发生错误存取档案文件时,系统均会发出语音提示和指示灯报警;

智能文件柜主要应用在金融行业:银行重要抵押文件管理、银行重要凭证印鉴卡管理、证券重要文件管理;政府单位:安全部门档案管理、公安政法档案管理等;其他行业:汽车合格证管理、企业保密档案管理、企业重要合同协议文件管理等。

RFID技术实现档案资料智能管理信息化,快速对档案进行采集,例如档案日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务。RFID作为信息载体,对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控,实现档案业务办理的自动化管控,实现了高效率的工作流程。RFID技术提高档案管理整体的业务管理能力、实现数据共享、提高对档案管控效率、简化了管理流程、降低了人员的劳动成本,为档案管理提供了更为便捷有效的管理模式。


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